Hacer un presupuesto es el primer paso ante una situación que genera una cierta cantidad de gastos conocidos, como sucede con los proyectos.
Algunas personas lo usan como un cálculo anticipado de gastos mensuales, donde ingresan las información de pago de los servicios, comida, entretenimiento, ahorro, etc.
Como cualquier otra herramienta financiera, las características de un presupuesto son únicas, y conocerlas ayuda a hacer un buen resumen de ingresos y egresos.
¿Qué es el cálculo anticipado de gastos mensuales?
Conocido comúnmente como presupuesto, es una herramienta financiera que permite calcular los ingresos y egresos necesarios para un plan de negocio, proyecto o pago de cuentas personales.
Este cálculo es expresado en términos de tiempo y dinero, de manera que la persona encargada de hacerlo conozca cuánto de ambos debe comprometer.
Gracias a la existencia de este documento, las empresas tienen mejores posibilidades para crear planes estratégicos detallados.
Asimismo, se puede redactar a nivel familiar, empresarial, privado o institucional; con el fin de tener un mayor control sobre el uso de los recursos y el financiamiento.
Beneficios del presupuesto
Además de definir detalladamente los ingresos y egresos dentro de un lapso de tiempo, también aporta otros beneficios. Veamos algunos:
- Ajusta los egresos en función de los ingresos.
- Establece una estrategia de ahorro.
- Ayuda a prepararse ante cualquier imprevisto o emergencia.
- Reduce los riesgos financieros y el incumplimiento de pagos.
- Permite realizar comparaciones de los gastos mensuales.
- Facilita el control de los recursos, ingresos y financiamientos.
Para lograr todo ello, es necesario que el cálculo anticipado de gastos mensuales esté siempre actualizado, y que la persona encargada no se salte ningún mes.
Características de un presupuesto
Ahora bien, veamos cuáles son los aspectos que definen el cálculo de ingresos y egresos, y lo que permite hacer un buen uso de la herramienta:
1. Adaptabilidad
Este documento presupuestal no puede realizarse de manera generalizada, ya que cada empresa o familia es única y posee gastos específicos.
Dicho esto, se trata de una herramienta adaptable a las circunstancias; tanto si se usa para emprender un negocio, para realizar un proyecto o para controlar los gastos del hogar.
2. Flexibilidad
Así como es adaptable, también es flexible; ya que depende de un sinfín de variables que pueden estar presentes una o muchas veces en un mismo año.
Es decir, cada variable puede modificar la función del presupuesto o sus factores comunes.
Aunque siempre se pueden crear cálculos de forma estática, conociendo la cantidad exacta de los gastos y los ingresos; la persona encargada de hacerlo debe tener en cuenta la posibilidad de factores externos imprevistos.
3. Funcionalidad
Esta herramienta puede cumplir con diversas funciones. En el ámbito familiar, ayuda a conocer las fechas y montos de pagos de los servicios y las necesidades básicas.
A nivel empresarial, permite minimizar los riesgos al momento de realizar inversiones, o elaborar planes estratégicos relacionados a un proyecto.
Y en ambos aspectos facilita la comparación de gastos, de manera que se logren hacer correcciones en los mismos.
4. Periodicidad
Normalmente, esta herramienta se usa de forma mensual. Sin embargo, la persona puede decidir si hacerlo semanal, quincenal o anualmente.
Dicho esto, el documento solo puede cubrir el periodo de tiempo escogido. Al finalizar, es necesario realizar un documento completamente nuevo.
Aunque esto también dependerá de la cantidad de variables existentes entre los periodos.
5. Clasificación
Existen muchos tipos de cálculos que se pueden hacer:
a. Ventas
Permite establecer la cantidad de productos que venderá una empresa, y la cantidad de ingresos que recibirá de estos.
b. Producción
Ayuda a anticipar la cantidad de dinero y tiempo requeridos para la manufacturación de los productos.
c. Administrativo
Incluye gastos que son específicos de la administración; como la compra de materiales de oficina, por ejemplo.
d. Público
Son llevados estrictamente por los gobiernos, e incluyen gastos mucho mayores, como planes estatales o inversiones gubernamentales.
e. Personales
Es hecho por una persona para uso personal, e incluye datos sobre sus ingresos, egresos, ahorros y más variables.
6. Detallado
A medida que se redacta el documento, es necesario detallar las causas y el objetivo de cada gasto, así como de los ingresos.
Por ejemplo, si se trata de gastos operativos, se debe agregar el detalle de cada una de las operaciones, el monto de cada una y luego destacar el total.
Lo mismo sucede si se realiza para destacar los gastos del hogar.
7. Obligatorio
Dependiendo del asunto, la ley o el banco puede solicitarle a la persona un documento presupuestal.
Esto suele suceder cuando la persona decide solicitar un préstamo bancario, o cuando decide emprender un negocio.
Ahora bien, al poseer la planificación que permite el cálculo anticipado de gastos mensuales, la empresa o la persona puede realizar un mejor uso de sus recursos disponibles.
Y para redactar el documento, se deben tener en consideración las características de un presupuesto; que, en muchas ocasiones, se repiten dentro de su clasificación.
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