Para ser realmente organizados y tomar las riendas de nuestras vidas, es de suma importancia que sepamos realmente cómo se hace un cronograma de una manera correctamente estructurada.
Es bien sabido que hoy en día es necesario saber manejar un cronograma de actividades, sobre todo si somos gestores de proyectos o si nuestra cotidianidad está llena de tareas.
Ante todo, para saber cómo hacer un cronograma, debemos saber primero qué es un cronograma en sí y qué funciones cumple esta herramienta de organización.
¿Qué es un cronograma?
Un cronograma es un tipo de herramienta de gestión de tiempo que nos permite organizar gráficamente distintas actividades, que serán realizadas en plazos específicos.
Estas herramientas nos permiten plantear una meta y construir un camino, dividido en pequeños pasos, para alcanzarla de la manera más eficiente y con los mejores resultados.
Recurrimos a un cronograma cuando tenemos un gran proyecto entre manos y necesitamos saber qué hemos de hacer primero, y qué puede dejarse para luego.
Un buen cronograma tiene dos partes: tareas a realizar, las cuales deben estar detalladas y contener toda la información importante, y plazos de entrega en las que deben hacerse.
Normalmente se realizan en físico cuando involucran a una sola persona, ya que genera compromiso, y en digital en proyectos grupales, dado que es más fácil de compartir.
Es importante destacar que los cronogramas se realizan teniendo en cuenta los posibles contratiempos o imprevistos, y dejando tiempos de descanso entre actividades.
Para realizar nuestro cronograma, lo más común es recurrir al diagrama de Gantt, un modelo conocido de cronograma de gestión de actividades.
¿Qué es diagrama de Gantt?
Creado por Henry Laurence Gantt durante el siglo XX, un diagrama de Gantt permite gestionar un proyecto, dividiéndolo en tareas y ordenándolas en barras horizontales.
Este diagrama es especialmente efectivo en proyectos de grupo o aquellos en donde distintas tareas tengan relación entre ellas, como las que se realizan en paralelo.
Contiene: la duración del proyecto, cada tarea y a quien están asignadas, plazo de entrega para cada tarea, tiempo estimado de cada tarea, y la relación entre tareas.
El cronograma se ordena de tal manera que, de manera visual, se entiende cuando dos tareas se realizan en paralelo, o cuando una requiere que otra haya sido terminada antes.
Además, permite realizar un seguimiento muy simple, ya que las tareas ocurren de manera descendente, mientras más se hace, más se avanza hacia en el cronograma.
Usualmente se utilizan rectángulos para representar cada tarea dependiendo de su duración estimada, con una línea de tiempo en la parte superior en días, meses o años.
Cómo se hace un cronograma
Inicialmente, tenemos que para hacer un buen cronograma existen algunas recomendaciones previas que nos ayudarán a lograr nuestro cometido limpiamente.
1. Definir objetivos
Cuando tenemos un proyecto entre manos, el primer paso para poder organizar nuestro cronograma, es tener en claro cuáles serán nuestros objetivos y tareas a cumplir.
También será necesario ser sincero con el tiempo que nos llevará cumplir cada objetivo, siendo que bien pueden tomarnos más tiempo unos que otros.
Una vez definidos, procedemos a anotarlos en una lista en limpio. Al hacer esto, notaremos que hay algunos objetivos más grandes que otros.
2. Dividir los objetivos
Una vez que tenemos todos nuestros objetivos a la vista, podemos comenzar a desglosarlos y dividirlos en tareas pequeñas, de modo que se convierten en metas alcanzables y sencillas.
Una vez hecho esto, tendremos que hacer una nueva lista llena de tareas pequeñas para realizar.
3. Organización por pasos
En esta etapa, debemos identificar la dependencia que tienen unas tareas de otras, por lo que debemos poner las de primera instancia al comienzo de nuestro cronograma.
A partir de esto, vamos a organizar el resto de modo que, una vez realizadas las tareas de la primera parte, pasemos a las de la segunda, y así sucesivamente.
Una vez hecho esto, debemos tener en cuenta cuánto tiempo nos llevará cumplir con cada tarea, y recordar ser responsables con éstas.
Es importante que fijemos en esta fase las fechas y horas de entregas de cada tarea, y tengamos responsabilidad al cumplirlas siempre.
Ejemplos de cronogramas
Además del diagrama de Gantt mencionado antes, existen otros tipos de cronogramas.
a. Diagrama de PERT
Por sus siglas en inglés, Program Evaluation and Review Technique. Está enfocado en la gestión de tiempo y recursos, así como plazos.
Se utiliza principalmente para medir cuánto tiempo llevará cada tarea, así como la cantidad de recursos necesarios.
b. Plan narrado
Es útil en proyectos pequeños y de corta duración, vienen en forma de cartas donde se detalla paso a paso el proyecto y cómo se desea realizar.
c. Espacio-Tiempo
De manera literal, este diagrama presenta dos ejes: uno mide el tiempo que tardará realizar el proyecto, y el segundo mide el progreso, el espacio físico.
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